Ko v skladišče prispe naročeni material, je treba preveriti artikle, količine in dokumentacijo ter pravilno urediti zalogo. Če zaposleni iste podatke prepisujejo iz enega dokumenta v drugega, delo ne traja le dlje. Z vsakim ponovnim vnosom se poveča tudi možnost napake.
Posamezen vnos vzame le nekaj trenutkov. Pri več dobavah in večjem številu postavk pa se ročno delo hitro sešteje. Napačna šifra, količina ali skladišče lahko pozneje pomeni dodatno preverjanje, popravljanje evidence in razliko med stanjem v programu ter dejanskim stanjem na polici.
Podatek vnesite enkrat, nato ga uporabite naprej
Urejen skladiščni proces se ne začne pri zalogi, ampak že pri naročilu materiala. Podatki, ki so v sistemu že na voljo, naj se v naslednjih korakih uporabijo naprej, namesto da jih zaposleni vsakič znova prepisujejo.
Ko je izhodiščni dokument že evidentiran, lahko uporabnik pri pripravi naslednjega dokumenta preveri obstoječe podatke in dopolni samo tisto, kar se je pri dejanski dobavi spremenilo. Tako več časa nameni vsebinski kontroli in manj mehanskemu vnašanju.
Namen avtomatizacije ni odstraniti nadzor. Namen je odstraniti ponavljanje, da se lahko uporabnik posveti preverjanju.
Od naročila do izdaje materiala
V programu eServis so naročanje materiala, prevzem, zaloga in izdaja povezani deli skladiščnega procesa. Pot materiala je zato mogoče voditi po jasnem zaporedju:
naročilo materiala → prevzem → zaloga → izdaja na delovni nalog
Ob prevzemu zaposleni preveri, kaj je dejansko prispelo, ter evidentira morebitna odstopanja. Po potrditvi so podatki o materialu in količini na voljo za vodenje zaloge. Ko servis potrebuje rezervni del, se material izda na ustrezen delovni nalog.
Takšen tok zmanjšuje potrebo po ločenih pomožnih evidencah. Hkrati je lažje preveriti, kako je material prišel v skladišče, koliko ga je na voljo in za kateri servisni nalog je bil porabljen.
Manj napak se začne pri prevzemu
Napaka ob prevzemu se pogosto pokaže šele pozneje. Servisni svetovalec materiala ne najde na zalogi, skladiščnik išče razliko, računovodstvo pa preverja dokument, ki se ne ujema z evidentiranim prevzemom.
Zato je pomembno, da uporabnik ob prejemu blaga preveri predvsem:
- ali so prispeli pravi artikli in količine,
- ali se dobava ujema z naročilom in spremljajočo dokumentacijo,
- v katero skladišče oziroma na katero lokacijo material spada,
- ali je treba zabeležiti razliko ali drug popravek.
Če osnovnih podatkov ni treba ponovno vnašati, je manj možnosti za tipkarske napake. Uporabnik pa še vedno potrdi dejansko stanje in ohrani nadzor nad prevzemom.
Pregledna zaloga podpira tudi servis
Skladišče ni ločen otok. Podatke o materialu potrebujejo tudi servisni sprejemniki in zaposleni v delavnici. Pregled nad zalogo pomaga pri pripravi dela, izdaja na delovni nalog pa poveže porabljeni material s konkretnim servisnim postopkom.
eServis poleg prevzemov in izdaj omogoča tudi preglede zaloge, gibanja materiala ter inventuro. Tako je mogoče odstopanja odkriti in urediti znotraj istega poslovnega procesa.
Majhni prihranki, ki se ponavljajo vsak dan
Največja korist avtomatiziranih vnosov pogosto ni v enem velikem prihranku. Pokaže se v številnih manjših opravilih, ki jih zaposlenim ni treba ponavljati pri vsaki dobavi in vsaki postavki.
Rezultat so manj podvajanja, manj popravkov in boljši pregled nad potjo materiala. Zaposleni hitreje opravijo rutinske korake, več pozornosti pa lahko namenijo razlikam, ki jih je treba res preveriti.
Poglejmo vaš skladiščni proces
Vsako podjetje ima nekoliko drugačen način naročanja, prevzemanja in izdajanja materiala. Na predstavitvi zato najprej pogledamo, kje danes nastaja največ prepisovanja in kako bi lahko obstoječe podatke uporabili tudi v naslednjih korakih.